电子邮件格式(电子邮件格式模型)

一、商务邮件概述

商务人士在使用电子邮件时应遵守一定的礼仪规范，如何正确使用电子邮件，写出规范的商务邮件，与他人顺利沟通。

写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。

三种方式各有千秋，但就写作格式而言，分为邮件主题、收件人地址、问候语、邮件内容、结束语、署名。

二、基本礼仪

1.电子邮件主题

你必须写邮件主题。

在写商务邮件时，如果不写邮件主题，有些人会认为这封邮件不重要。有些人甚至不看这封邮件。所以写商务邮件最好写邮件主题。

主题应该清晰、简洁并与内容相关。

主题要清晰、简洁，与内容相关，表达对方需要知道的信息，将邮件内容总结成1-2个字。

，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。

√“XX项目提交日期”

X

“您好”

2.接受者

在写商务邮件时，有些人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但为了自己的方便，最好注明收件人的公司名称、部门名称和对方姓名，尤其是给日本客户发商务邮件时。例:有限公司发展部΄先生/女士

在发送电子邮件之前，请确保收件人正确无误，以免造成不必要的麻烦。

抄送和密件抄送

①在必要和确定的情况下，向需要了解进度的相应人员发送一份复印件。主管将副本发送给直接主管和项目主管。

②在收件人(To)、抄送、密件抄送的地址输入框中，可以输入对方的电子邮件地址(有多个地址时用逗号或分号分隔)；您也可以单击每个输入框前面的蓝色链接，打开“地址簿”窗口，选择所需的联系人或群组，然后单击“确定”将所选地址添加到输入框中。需要注意的是，收件人可以看到CC[抄送]中的地址，但是看不到BCC[密件抄送]中的地址。

③如果不想让别人看到很大的邮件地址列表，可以选择“独立发送”。

3.问候词

写商务邮件的时候，需要写问候语。

《出埃及记》:谢谢你的关心。我是XX公司的主管，负责XX项目。

4.邮件内容

写邮件内容的时候，邮件内容一定不能太多。当邮件内容超过80个单词时，有些邮件可能不会自动换行。如果一行邮件内容过长，可能会给对方阅读这封邮件带来不便，所以在写邮件内容的时候，每行要控制在35个字左右。

。

为了让邮件内容清晰，每隔5~6段做一段，每段之间插入一行空。

网上交流强调时效性，所以邮件内容要简明扼要，寻求交流利益。地址、文字、结尾、签名/署名尽量完整。

。

地址

①如果你有收信人的名字，可以让对方感觉更友好。

②如果知道对方的性别，可以用:先生* *，小姐* *，女士* *。

③如果知道对方的身份，可以用:* *总经理，* *经理，* *董事长，×总经理，×总监，×经理。

主题要明确，语言要流畅，内容要简洁。写正文时也要注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免引起不必要的麻烦。

①写英文信时，只将一两个单词大写以示强调是不礼貌的，将整封信大写也是不礼貌的。

。在撰写中文的时候，只对部分以示

强调

的词采用

过度击打

等方式。

②不要用书信的方式发泄不满，要面对面解决。

③回信时，要加上原文的一部分，以便对方理解回信的内容。

④如果节选原文很长，要把回复放在前面，原文放在后面。

⑤当接受者理解其含义时，可以使用俚语或缩写。

⑥如有附件，应在正文中说明附件的内容和用途。

5.结束语

对于不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。

如果能提供一个好的选择，应该在最后提出。例如，请考虑，如果您需要任何建议，请通过电话或电子邮件与我联系。

最好的结局是着眼于未来。我希望我们能达成合作。

真诚要在最后表现出来:比如感谢你带空来洽谈。

6.签名

写商务邮件的时候，一定要署名。

公司统一签名:

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