电子邮件怎么写（靠谱的人是如何写电子邮件的？）

如今，微信、钉钉等即时通讯软件在工作场景中的使用越来越频繁，但不可否认的是，邮件仍然发挥着不可替代的作用。

尤其是面对公司高层领导和重要的外部客户，一封庄重得体的邮件永远是职场人的加分项。

那么，如何写一封邮件，让对方看完后觉得很专业，很乐意回复呢？如何管理邮件，才能让工作顺畅高效？

其实邮件和电话、面试一样，有很多知识。以下，请欣赏:

首先，用5D规则积极管理电子邮件

电子邮件很容易转移人们的注意力，尤其是在无聊的工作时间，它是一种很好的消遣。

参与的越多，越容易沉迷；表面上看是很严肃的工作，实际上是无效的，所以你需要一套有据可依的处理原则。

我的原则是5D:

委托(代表)

删除(删除)

延期(延期)

简化(deword)

停用(停用)

1.尽可能多地委派写电子邮件的工作。

在麦肯锡全球研究所2012年7月的报告中，我们的金融智库写道:“2012年，知识工作者平均花费28%的工作时间在电子邮件上。”

也就是说，如果你每天工作12个小时，你会花3.4个小时写邮件。听起来是不是很不可思议？

然而，我们都知道只有通过专注和投入才能取得好的结果。

当你转型成为一名领导者或希望担任领导职位时，你必须学会忍住一收到信就回信的冲动，并开始学习分配这项工作。

找一个可靠的团队成员，给他一些重要的电子邮件。这个成员也需要经验和空来展现自己的能力。

找一个助手帮你管理工作日程，因为他们的工作就是了解一切，确定准确的日程。

有些人认为分配后勤是经理的责任，但那只是在一个项目失败，你将一无所有的时候。否则，尽量避免物流。

2.在途中删除所有琐碎的邮件。

以及上下班路上的时间，都是宝贵的，要好好利用。如果你累了，打个盹也是可以的。否则，请花时间删除您的电子邮件。

从长远来看，这样做可以节省你很多时间，也让你觉得自己的工作效率很高。

在这样做的时候，你应该专注于处理琐碎的电子邮件，而不是阅读信件，除非真的很紧急。

据《财富》杂志报道:“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。每个用户平均每天收到147封邮件，删除71封邮件(即48%)。”

一个干净的收件箱不仅可以释放空，还可以让你更容易找到重要的信息。

3.推迟电子邮件处理

有些电子邮件回复起来很有趣。比如一个徒弟给你写信，你会想马上回复；如果大学朋友给你写信，马上回信也是本能反应。

虽然这些信很有意思，你回了会很有成就感，但是如果回复的又快又仓促，很容易让自己有负罪感。

当有这种马上回复的冲动时，重要的是要有一个“拖延”的心态。

我通常的做法是把信移到一个收件箱里(或者直接转发给自己，事后再把写有自己名字的邮件整理出来)，当天或者那周再找一个完整的时间回复。

4.精简邮件中的文字

写完每封邮件，在检查一般性拼写或语法错误时，也要加上“用词简洁”的习惯。方法很简单:删除不必要的多余单词。

有些多余的词是显而易见的，比如“为了”、“事实上”、“是否”等等。

5.周五晚上关闭邮件功能，不到你设定的时间不要开机。

显然，这是最难做到的。现在，我们可以随时连接网络，查看电子邮件变得非常方便，尤其是在工作中处理电子邮件。然后，我们有一个期待，期待24小时得到回应。

现在我们无法想象一个没有电子邮件和手机的世界。

反复研究表明，人的等待耐心大大降低，“等待焦虑”成为一个大问题。

然而，要做到高效和有效，必须有一套有效的规则。一个常见的经验法则是只在周日晚上查看或回复邮件。

二、常用申请模板:如何通过邮件汇报工作进展。

工作中，我主张尽可能通过邮件更新最新进展，可以帮你节省20%左右的会议时间。

避免见面，原本是想寻找解决问题的办法，最后却变成了向高层领导汇报最新的工作情况。

如果同时涉及到很多高层领导或者老板，你就更需要这样做了。

我认为电子邮件应该是这样的。

首先，一开始我会说明整体的最新进展，然后更新内容的进展，然后是客户沟通(或与消费者沟通)的反馈，团队的进展。

还是那句话，你的主要目的是规避沟通不畅的风险；让你的电子邮件简短明了。

邮件开头供参考:“你好，XXX，我们刚刚开完核心客户会议，一切都很顺利。以下是会上讨论的一些要点。”

内容部分:

可以分为重要发现和重要问题。通常，如果有必要，列出3 ~ 5个重要发现和几个重要问题就足够了。

列出要点，使用短句。关注令人兴奋的新发现，重要部分用斜体或粗体突出显示。

沟通:

报告本周互动中并非所有领导都知道的要点。

仔细思考重点客户，加文社的对口单位以及你所引出的话题。你个人的担忧、疑问和可能的机会是什么？

永远记住领导想知道的——不仅仅是这个项目的成功，还包括对未来创造其他价值的建议。

团队进度:

这一部分不是报告团队正在做什么，尽管在项目进展不佳的情况下报告这一点是很重要的。

相反，这里应该做的是讨论单个团队成员的优势和发展需求，以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。

项目完成后，这份每周进度更新也能在反馈会上帮到你。万一你需要帮助，也能让你更早引起领导的注意。

后续步骤:

添加你希望领导知道的重要日期和截止日期，并提醒他们做好标记(虽然这些日期早就应该列入他们的日程)，因为你想让他们知道这些日期是第一要务。

有时候，同时通知你的助手和领导接下来的步骤会对你有好处。

电子邮件总是使用一致的结构，保持简单明了。

向高层领导保证，你会每周更新自己的进度来督促自己。坚持这个原则，你的承诺会让你很清楚自己该怎么做。

我一般会避免在半夜写这些邮件，而是选择一个安静的早晨或者必要的休息时间。在许多情况下，进度更新通常有助于促进关注点的讨论。

此外，从现在开始，要特别注意你写给同事和朋友的短邮件。

一位资深导演说，写介绍信的时候，要尽量避免太“朋友式”。给别人介绍熟人的时候，尤其是其中一个是你的朋友的时候，你的用词和结构很容易变得草率或者随意。

必要时请记得在邮件中表现得专业一点。

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